Comment bien écrire dans un mail

Les termes à éviter dans un mail

Dans les mails, il est absolument nécessaire de formuler des phrases de manière polie et respectueuse. En effet, le terme que vous employez dans vos mails sert à établir un contact avec votre client pour l’inciter à venir vers vous. C’est pourquoi des termes non adéquats pourront être néfastes et contre-productifs pour votre entreprise, à l’instar de la locution « merci par avance » qui semble correcte, mais qui ne l’est pas.

Comment bien écrire dans un mail ?

C’est pour cela que vous devrez toujours faire attention aux e-mails que vous envoyez afin de vous assurer que votre message arrive bien à votre interlocuteur. Alors, comment faire ?

La première chose à savoir est que vous devez montrer dans vos mails que vous vous intéressiez à votre interlocuteur en employant « vous ». Pour cause, selon une étude, si une personne se sent concernée par sa lecture, elle aura automatiquement envie de continuer sa lecture.

Une fois que l’attention de votre interlocuteur est attirée, il faut que la lecture elle-même soit agréable à lire. Similaire à l’écriture sur papier, l’écriture dans un mail nécessite l’application des règles d’écriture telles que l’aération du texte, les sauts de lignes ou la concision de son information.

Dans un mail, il est préférable de rédiger un texte court de 15 lignes maximum, qui parle directement de l’essentiel. Optez aussi pour l’utilisation de gras pour mettre en valeur les informations les plus importantes, sans en abuser bien sûr.

Quelques expressions à éviter

• « Merci de me répondre », « merci par avance »

En effet, le terme « merci » ne devrait pas être utilisé qu’après des actions qui ont été faites, mais pas avant. Si vous voulez vraiment engager des personnes, utilisez plutôt un impératif. De cette manière, vous touchez directement le cerveau primitif de vos interlocuteurs. Par exemple, utilisez des termes, comme « Veuillez me répondre » ou « sachez que vous pouvez me joindre au… ».

Peut-être que vous pensez que ces termes sont autoritaires, mais ce n’est pas du tout le cas. Cela montre au contraire où vous voulez venir avec votre mail. Cela vous permet aussi de guider vos interlocuteurs, car ils n’attendent que ça.

• « N’hésitez pas à me recontacter »

Selon la science, le cerveau humain enlève automatiquement les négations. Par exemple, si vous dites à quelqu’un « ne vous trompez pas », il sera automatique pour cette personne de se demander « Est-ce que je vais me tromper ? ».

À la place de « N’hésitez pas », utilisez « nous vous invitons à … » ou « sachez que vous pouvez … ». Ces formules vous aideront surement à inciter des actions venant de vos interlocuteurs.

• « Nous ne manquerons pas de vous rappeler »

Ce terme évoque quelque chose de positif en utilisant une négation. Et comme le cas de « N’hésitez pas », les interlocuteurs ont tendance à enlever la négation pour qu’enfin il reste le verbe « manquer ».

• « Je reste à votre disposition »

Cette formulation n’est qu’une perte d’espace dans votre rédaction. En effet, au lieu d’écrire une information importante, la place est occupée par ce terme. À la place, optez plutôt pour une phrase qui explique quel est votre objectif.

• « Je vous prie de bien vouloir … »

Beaucoup pensent que cette formulation est polie. Par contre, elle est surtout timide. Vaut mieux que vous utilisiez d’autres termes tels que « veuillez recevoir … ».

• « Je reviens vers vous »

Ici, le terme est correct. Par contre, s’il n’est pas suivi d’une formulation concrète, ce ne serait pas tout à fait correct. Vous devez alors écrire « Je reviens vers vous d’ici le … pour … ».

Quelles sont les fautes d’orthographe à éviter ?

• Le conditionnel

Il s’agit en général d’un temps timide qui affaiblit la valeur de votre message. Dans certains cas, il peut être utile. Dans ce cas, évitez de le confondre avec le futur. Par exemple « j’aimerai » au lieu de « j’aimerais ».

• Je « transfert »

On confond des fois le nom commun « transfert » avec le verbe « transférer » dans les phrases. À la première personne du singulier, le verbe se construit avec un « e ». Ainsi, vous devrez don l’écrire « je transfère ».

• « je me permets »

Ce terme est la troisième faute d’orthographe la plus courante. Premièrement, son orthographe est déjà incorrecte. En plus, ce terme baisse la valeur de votre message. Du coup, vous devez absolument éviter d’introduire le terme « je me permets de vous … » dans vos mails.

Les émojis sont-ils adéquats ?

Dans certains contextes où vous êtes bien avec votre interlocuteur, ou le temps de votre message est favorable, l’utilisation d’émoji peut se faire.

Par contre, dans un mail professionnel, il est fortement déconseillé d’utiliser un émoji.